كيف ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شركة، اعتادت الشركات أن تجد صعوبة في إرسال رسائل أو ملفات معينة.
سواء للموظفين أو العملاء أو الأشخاص الآخرين المشاركين في هذا العمل.
بعد الوصول إلى البريد الإلكتروني، أصبحت مسألة الاتصال المهني أسهل بكثير.
يعد الإبلاغ عن أي طلب وإرسال رسائل وملفات أمرًا بسيطًا ولا يستغرق وقتًا أو جهدًا.
ولكن عندما تكتب رسالة، وخاصة البريد الإلكتروني الرسمي.
لمعرفة هذه الخطوات خطوة بخطوة حول كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني وتنسيقها بشكل صحيح وكيفية إرسالها، اتبع هذه المقالة.
كيفية كتابة خطاب رسمي لشركة
ابدأ بتحية مهنية
- بادئ ذي بدء، يجب أن تبدأ الرسالة بتحية مهنية مكتوبة جيدًا.
- البداية من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها لأنها تجذب الانتباه.
- على سبيل المثال، نستخدم الاسم الأخير للشخص الذي سيتلقى الرسالة، ولكن بشكل رسمي فقط.
- على سبيل المثال، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، فسنكتب عزيزي السيدة بريس.
- إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية، فسنكتب Dear MS Prize.
- في حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي ستوافق عليه، يمكن أن يحدث هذا دائمًا عند التقدم لوظيفة.
- من الأفضل البحث عن اسم مدير التوظيف أو الشخص المتوقع أن يتلقى الرسالة.
- يمكن الاعتماد على LinkedIn في هذه المهمة لأنها مصدر ثقة كبير.
- وعندما أجرينا البحث ولم نعثر أيضًا على أي نتائج ولم نحصل على الاسم، لذلك يمكننا استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتقدم إليه.
- مثال: عزيزي مدير التوظيف.
- من الممكن أيضًا استخدام اسم الشركة أو كتابة فريق مثل Dear Amazon team إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كانت باللغة الإنجليزية، نكتب عزيزي Amazon Innovation
أنظر أيضا: ماذا يعني CC في خطاب؟
اشرح الغرض بوضوح
- تتمثل إحدى أساسيات إرسال بريد إلكتروني في إبقاء الغرض منه واضحًا بطريقة بسيطة ومحددة لتسهيل الأمر على مستلم هذا البريد الإلكتروني.
- لأن هذه الرسالة تُقرأ عادة بين الاجتماعات في وقت قصير جدًا وبسرعة كبيرة.
- لذلك يجب الحرص على تقصير الجمل وجعلها قصيرة وواضحة.
- يجب أن تبدأ مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة.
- هناك جمل تختصر العديد من الكلمات وتساعد على سرد المحتوى.
- أهم هذه الجمل هو ما أكتبه لأكون فضوليًا.
- والجملة التي أكتبها مع الإشارة.
- جملة تشير إلى:
- في حالة هذا البريد الإلكتروني يحتوي البريد الإلكتروني الذي نرسله على معلومات معينة، وتتطلب هذه المعلومات إجراءً معينًا عبر البريد الإلكتروني. .
استخدم المفردات بشكل صحيح
- يجب أن نحرص على استخدام جميع المفردات بشكل صحيح وصحيح.
- يجب أن تستخدم جميع الحقول مفردات متخصصة مختلفة جدًا.
- يجب أن يكون البريد الإلكتروني لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات مختلفًا تمامًا عن الرسالة الشخصية الموجهة للأطباء.
- لذلك من الضروري البحث عن كل المفردات المتعلقة بالمجال المتعلق بمحتوى الرسالة واستخدامها بشكل صحيح ووضعها في المكان المناسب.
اخترنا لك أيضًا: البحث عن البريد في Gmail
اجعل الرسالة موجزة
- عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، من المهم التركيز على إبقائها موجزة.
- أي دون الخوض في أي تفاصيل غير مهمة وطويلة.
- هذا لأن هذه الرسائل مصممة لتتم قراءتها بسرعة من البداية.
- حيث يُقرأ أثناء الانتقال من مكان إلى آخر.
- ولكن يجب أن يكون واضحًا أيضًا، لأن أفضل كلمة تُقال وتُفعل.
- بالإضافة إلى ذلك، فإن إبقاء الحرف قصيرًا سيساعد في تجنب الأخطاء الإملائية.
- خاصة عندما تكون هذه الرسائل باللغة الإنجليزية.
انتهي بأدب
- أخيرًا، يجب أن ننهي هذه الرسالة بطريقة مهذبة.
- يوصى أيضًا بختم الرسائل ببعض التعبيرات والملاحظات المهذبة مثل الجملة “شكرًا لك على مساعدتك” إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان مكتوبًا باللغة الإنجليزية، فسيكون مكتوبًا شكرًا لك على مساعدتك.
- أو جملة إذا كانت الرسالة باللغة العربية، ولكن إذا كانت باللغة الإنجليزية، فأنا أتطلع إلى الاستماع منك.
- يمكن أن تنتهي بعبارة “شكرًا جزيلاً”.
- أو بالجملة تحياتي بصدق.
مراجعة جيدة
- يجب أن تتم قراءة الحرف أكثر من مرة ويفضل أن يكون ذلك بصوت مرتفع حيث يساعد على اكتشاف الخطأ بسرعة وسهولة أكبر.
- يمكن أيضًا استخدام القاموس للعثور على الخطأ.
- أي أنه يجب مراجعتها بعناية لتحديد الأخطاء الإملائية أو النحوية وتصحيحها.
- هذا قبل النقر فوق مربع الإرسال.
كيفية إرسال بريد إلكتروني على Gmail
- أولاً، نفتح gmail عن طريق إدخال (تسجيل الدخول) إلى حساب gmail الخاص بنا.
- ثم نضغط على خيار إنشاء وبالتالي ستفتح نافذة جديدة لإنشاء رسالة حيث سنكتب الرسالة التي نريد إرسالها.
- ثم نضغط على مربع “إلى”.
- ثم نكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سنرسل إليه الرسالة.
- من الممكن إرسال نسخة كربونية وأن تكون نسخة طبق الأصل (CC).
- من الممكن أيضًا إرسال نسخة كربونية (نسخة مخفية الوجهة) إلى أشخاص بخلاف المستلم الأساسي للرسالة.
- يتم ذلك عن طريق النقر فوق الخيار (نسخة مخفية الوجهة) أو (نسخة).
- من الممكن أيضًا إضافة عنوان لمستلم الرسالة.
- إذا كان في جهات الاتصال، فسنضغط على الخيار “إلى”.
- ثم نختار إحدى جهات الاتصال التي نريد إرسال الرسالة إليها.
- ثم نضغط على زر “تثبيت”.
- ثم، في حقل (الموضوع)، اكتب محتوى الرسالة، أي الموضوع.
- يمكن أن يكون هذا الحقل مفيدًا بعدة طرق، أهمها إعطاء مستلم الرسالة معاينة سريعة لمحتوى الرسالة الرئيسية.
- يساعد هذا الحقل أيضًا مستلم الرسالة في تصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. الرسالة.
- ومع ذلك، يمكن تخطي هذه الخطوة تمامًا ويتم ترك هذا الحقل فارغًا وسيتم إرسال الرسالة بشكل طبيعي بدونها.
- ثم نقوم بكتابة نص الرسالة في الحقل الرئيسي الذي يظهر على شاشة الجهاز.
- وتجدر الإشارة إلى أنه يمكننا التحكم في أداء العديد من التنسيقات المختلفة على نص الرسالة، مثل تغيير حجم الخط ولونه.
- بما في ذلك الترقيم والتعداد النقطي والتنسيقات الأخرى، ويتم ذلك بطريقة يمكن أن تشبه تنسيق ملفات Word.
- ثم نضغط على زر الإرسال وستظهر اللغة الإنجليزية (إرسال) باللون الأزرق.
ميزات البريد الإلكتروني
- من أهم ميزاته إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين.
- يمكنك أيضًا إرسال رسالة نصية أو رسالة صوتية أو إرسال مقطع فيديو أو صورة أو خريطة.
- الإرسال سريع ولا يستغرق وقتًا طويلاً للإرسال، وقد يستغرق الإرسال بضع ثوانٍ فقط.
- هناك العديد من الميزات الأخرى.
لا تفوت هذا. كيف ترسل بريد الكتروني؟
في نهاية مقالنا حول كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة، تم تقديم سلسلة من الخطوات لك.
لمساعدتنا في كتابة الرسالة بشكل صحيح وواضح.
شرحت لك أيضًا كيفية إرسال بريد إلكتروني باستخدام gmail.
نتمنى من الله تعالى أن ينال هذا المقال إعجابكم وأن نفيدكم فيه.
نأمل أن تشارك هذا المقال على الشبكات الاجتماعية ومع أصدقائك وأقاربك.
لمعرفة المزيد عن كيفية إرسال الرسائل بطريقة سهلة وبسيطة ونتركك في حفظ الله وأمانه.