مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب له معانٍ كثيرة، وفي الشركات هناك العديد من الأسماء والمصطلحات التي تُعطى للعديد من الموظفين، ومن أهمها الأسماء والألقاب مثل السكرتير والسكرتير التنفيذي.
الأمانة التنفيذية ومفهوم إدارة المكاتب
تم تطوير مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب. تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية الحديثة المتعلقة بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب ومهارات الإتيكيت والبروتوكول لتطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات والتواصل مع الآخرين وغيرهم.
السلوكيات التي يجب على مديري المكاتب والأمناء التنفيذيين اتباعها وتستهدف هذه الدورات أي شخص يعمل في وظائف السكرتارية أو مديري المكاتب أو موظفي إدارة المكاتب أو المرشحين المستقبليين لهذا الدور.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
مفهوم الأمانة
- يشير مصطلح (سكرتير) إلى مجموعة من الشركات التي تهدف إلى تقديم الدعم الإداري في المؤسسات، وتعرف أيضًا بالوظيفة المصممة لتزويد الإدارة بكافة المعلومات والبيانات التي تساعد في دعم وتطوير الشركة وبيئة العمل لتوفير الوقت والجهد. . وتقليل العبء المتراكم المرتبط بالعمل اليومي.
- تعتبر أعمال السكرتارية من أهم المهام الإدارية في بيئة العمل، ويمكن إرجاع ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا.
- يهتم الأفراد العاملون في مجال السكرتارية بالحفاظ على سرية جميع المعلومات، والصدق وموثوقية العمل والقدرة على الكتابة والقراءة هي بعض الشروط والأحكام الأساسية للحصول على هذه الوظيفة.
- أما اسم السكرتير فيأتي من الترجمة الأصلية لكلمة Secret التي تعني سري، ويظهر أهمية هذه الوظيفة.
- السكرتير هو المسؤول عن تتبع جميع الوثائق والأوراق والملفات، ويدخل حيز التنفيذ حتى تصل إلى المدير أو مسؤول العمل الإداري.
- مع تطور الوقت، أصبحت وظائف السكرتارية مطلوبة في معظم أماكن العمل مثل مكاتب المحاماة والشركات الخاصة والعيادات الطبية والمستشفيات.
السكرتير التنفيذي
السكرتير التنفيذي هو من الأشخاص الذين لديهم الوظائف الرئيسية في الهيكل الإداري ويعمل السكرتير التنفيذي على إنجاز معظم المهام لأنه حجر الزاوية في العمل والتطوير المؤسسي ودور السكرتير التنفيذي حساس وحساس. ضروري.
أهمية الأمانة
مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل السكرتارية بشكل واضح وتزايدت أهمية قسم السكرتارية، ويعتمد ذلك على النقاط التالية:
- تعاون معهم لتقليل ضغط العمل، وخاصة على المديرين ورؤساء الأقسام.
- تنسيق جميع أنواع العمل، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك.
- قدم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المحدد.
- التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس بالعكس.
- تحقق من المستندات وتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
ميزات السكرتير
للسكرتير عدد من الميزات وهي:
- يعد الالتزام بالنزاهة في التعامل من أهم خصائص الأمانة العامة.
- يجب أن تكون الأخلاق الحميدة مهذبة.
- ذكي وسريع في العمل.
- القدرة على استخدام اللغة المناسبة للتعبير عن موضوع المناقشة بشكل صحيح.
- تحلى بالصبر والقدرة على العمل تحت الضغط.
- تأكد من أن جميع المهام اليومية مخططة ومنسقة.
- قدرة ممتازة على الحركة والاستعداد للعمل فور انتهاء الدوام الرسمي.
- احترم الجميع ولا تنظر إليهم بازدراء.
وظائف السكرتير
تعتمد الأمانة العامة على أداء العديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:
- تتبع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة يوميًا وأرسلها عندما تكون جاهزة في الوقت المحدد.
- تأكد من جدولة المواعيد واحتفظ بجدول منظم مع الآخرين حتى يتمكنوا من رؤية طبيب أو مدير أو مشرف.
- تأكد من تنفيذ جميع وظائف التشغيل والتحكم بالاعتماد على المعدات الإلكترونية التي تضمن التطبيق الدقيق والصحيح.
- اعداد جميع التقارير والنماذج للموظفين والعملاء في مكان العمل.
وظائف السكرتير التنفيذي
- يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، ثم يقدمها إلى المدير، ويعرض كل بريد إلكتروني خطاب وينتهك التعليمات حسب البريد الإلكتروني.
- يتلقى السكرتير التنفيذي العديد من المكالمات المهمة لفهم هوية المتصل والغرض من المكالمة ثم يوجه المتصل إلى الموقع الذي يبحث عنه.
- يسجل جميع المكالمات التي تم إجراؤها ويسجل الأهداف من وراءها ثم يتم تقديمها إلى المدير.
- كما قام السكرتير التنفيذي بتنظيم جميع الاجتماعات في الشركة وأثناء حجز الغرفة المناسبة، أرسل دعوات لأولئك الذين ينبغي أن يشاركوا في تلك الاجتماعات.
- تحضير جدول الأعمال.
- إعداد كافة المواعيد والبيانات الخاصة بكل زائر للمدير.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
أهداف الدورات التدريبية لأعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
بعد التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، سنتعرف على أهداف دوراتها التعليمية ؛
- فهم مفهوم السكرتير التنفيذي وأهميته في إدارة المكاتب بالمنظمة.
- فهم مسؤوليات السكرتير التنفيذي والمهام التي يجب أن يقوم بها السكرتير.
- فهم كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين والأولويات.
- تعلم كيفية التغلب على التسويف والتوتر لدى كبار المديرين.
- تطوير مهارات السكرتارية لإعداد وتنظيم اجتماعات ناجحة.
- تحديد المنطقة التي ستتحكم بها الأمانة باعتبارها إدارة المكتب الأعلى.
- تنمية مهارات الاتصال والقدرة على الابتكار لدى الأمناء المتميزين.
- تعلم 10 أخطاء في السكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها.
- تحديد المهارات التي يجب أن يمتلكها قادة الإدارة العليا.
- تنمية مهارات الاتصال لدى الأمناء المتميزين.
- تعلم مهارات كتابة التقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات مع الأمناء المتميزين.
- تمارين عملية وأمثلة عملية لمهارات السكرتير التنفيذي.
محتوى خطة الدورة
يعد الإلمام بمفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب جزءًا من التعرف على محتوى الدورة التدريبية، وهي:
الوحدة 1: المفاهيم الأساسية للأمانة التنفيذية.
- مفهوم الأمانة.
- أهمية عمل الأمانة التنفيذية.
- العمل الذي قام به الأمين التنفيذي.
- مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
- الصفات الشخصية والعلمية للسكرتير التنفيذي.
- عشر وصايا لأمين تنفيذي ناجح
- مقارنة أعمال السكرتارية في أوروبا وأمريكا واليابان والدول العربية.
القسم 2. يقوم الأمين التنفيذي بإعداد وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير
- تحضير وكتابة الخطابات والمذكرات.
- إعداد وكتابة التقارير.
الوحدة 3: السكرتير التنفيذي والتحضير للاجتماع
- دور السكرتير خلال الاجتماع التخطيطي.
- دور السكرتير في اليوم السابق للاجتماع.
- دور السكرتير يوم الاجتماع.
- دور السكرتير خلال الاجتماع.
- دور السكرتير بعد الاجتماع.
الوحدة 4: الأمانة التنفيذية، التحضير للمقابلة والتعامل مع زوار المكتب
- السكرتير والتحضير للمقابلة.
- السكرتير والتعامل مع زوار المكتب.
الوحدة 5: السكرتير التنفيذي وإدارة الوقت.
- مفهوم ادارة الوقت للسكرتير.
- حقائق عن الوقت
- مبادئ وأساسيات إدارة وقت السكرتير.
- كيف يخطط السكرتير لإدارة وقته اليومي؟
- عوامل خارجية تضيع وقت السكرتيرة.
- عوامل داخلية تضيع وقت السكرتيرة.
- ما الذي يمكن أن يحصل عليه السكرتير من الوظيفة؟
الوحدة 6: السكرتير التنفيذي، مهارات الاتصال، التحدث الفعال والاستماع الجيد.
- مفهوم الاتصال ونوعه.
- عناصر أو مكونات عملية الاتصال.
- أهمية التواصل مع الأمانة.
- مفهوم الكلام الفعال.
- كيف يطور السكرتارية مهارات التحدث الفعالة.
- مفهوم الاستماع.
- كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة؟
القسم 7. السكرتير التنفيذي والاتصالات الهاتفية.
- القواعد العامة للأمانة باستخدام الاتصالات الهاتفية
- تعليمات الرئيس للسكرتير بخصوص الاتصالات الهاتفية.
- السكرتير وندعو الدعم.
- كيف ينتهي الأمر بأمين السر بتحويل المكالمات الواردة إلى هاتف المدير؟
- كيف يرد السكرتير على الهاتف في حالة غياب المدير؟
- التعامل مع السكرتارية والمكالمات الصادرة.
- كيفية استكمال دفتر اتصال السكرتير المنتهية ولايته.
القسم 8: السكرتير التنفيذي وكيفية التواصل مع الآخرين.
- كيف تقابل الأشخاص الذين تتعامل معهم؟
- كيف تعامل السكرتيرة مديرها؟
- كيف يتعامل السكرتير مع المرؤوسين؟
- كيف يتعامل السكرتير مع الزملاء؟
- كيف يتعامل السكرتير مع العملاء؟
البند 9. السكرتير التنفيذي وقواعد السلوك
- سكرتير، مقدمة وقواعد التطبيق.
- قواعد السكرتير والمصافحات.
- السكرتير وقواعد المحادثة.
- سكرتير وقواعد التدخين.
- السكرتير وقواعد الابتسام والجلوس.
- أمين وقواعد الشكر والاعتذار.
- أمين السر وقواعد الإتيكيت.
- أمين وقواعد النظافة.
- الأمانة العامة وآداب المكتب.
الوحدة 10: تنفيذ قواعد الأمانة والبروتوكول
- الأمين وقواعد الأولوية.
- سكرتير وقواعد الاتصال الرسمية.
- سكرتير وقواعد الحفلات والمآدب.
- قواعد الزيارات الرسمية والسكرتارية.
- الأمين وقواعد الأكل.
- السكرتير والملابس.
اقرأ من هنا. عمل المرأة بين الرفض والقبول في الإسلام
كانت هذه لمحة عامة عن مفهوم السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب حيث يمكنك التعرف على معنى السكرتارية والسكرتارية التنفيذية واهم المهام والمسؤوليات التي يقوم بها السكرتير والسكرتير التنفيذي وما هي الدورات التنفيذية. السكرتارية وإدارة المكاتب وأهم أهدافها ومحتواها.