يعد تحديد المساعد الإداري ومسؤولياته الكاملة من أهم الأمور التي يحتاج معظم الناس إلى معرفتها بوضوح من أجل الحصول على رؤية صحيحة ودقيقة للمهام التي يجب أن يقوم بها هذا الشخص في عمله الإداري.
تعريف كامل للمساعد الإداري وواجباته
1- تعريف مساعد إداري
يعتبر منصب المساعد الإداري بمثابة همزة وصل بين المديرين والعملاء ويتحمل المسؤولية الكاملة عن استقبال الرسائل والرد على المكالمات الهاتفية والرد على طلبات العملاء واستفساراتهم حسب الاقتضاء، وتنظيم المهام الإدارية.
2- اختصاصات المساعد الإداري
المساعد الإداري هو منصب مهم في أي جهة ولديه العديد من المهام والمسؤوليات منها:
- استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها لمن يهمه الأمر.
- الرد على استفسارات العملاء وطلباتهم بطريقة مناسبة.
- تدوين الملاحظات وتنظيم الاجتماعات وتجهيز غرف الاجتماعات.
- تنظيم عملية السفر واستكمال إجراءات إصدار التذاكر ومواعيد الرحلات.
- إعداد التقارير اليومية ومراجعة مقترحات العملاء.
- تنظيم أنظمة المكاتب المختلفة.
3- المهارات المطلوبة للمساعد الإداري
- يجب أن يكون على دراية بالنظم المكتبية والإدارية.
- يتمتع بشخصية اجتماعية وعلاقات جيدة ويتوافق مع جميع الناس.
- القدرة على كتابة تقارير العمل اليومية بطريقة سليمة ومنظمة.
- إتقان المهام الإدارية، والالتزام بالمواعيد النهائية، والقدرة على تخطيط وتنظيم المهام الإدارية المختلفة.
- الامتثال لقوانين ومتطلبات العمل.
4- اشتراطات المساعد الإداري
- حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية أو شهادة جامعية، مثل بكالوريوس أو بكالوريوس.
- أن يكون لديه الخبرة اللازمة في العمل الإداري.
5- اختصاصات المساعد الإداري
تتعدد مسؤوليات المساعد الإداري، فهي لا تقتصر على أعمال السكرتارية، بل تشمل مجموعة متنوعة من الواجبات الأخرى المتعلقة بأعمال المكتب التالية:
- يطلب المساعد الإداري المعدات اللازمة لسير العمل بسلاسة، والبريد اليومي والأوراق إلى المدير، وله دور في تنظيم وقت العمل بين المرؤوسين.
- في أغلب الأحيان يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات للشركة، لذلك يعمل أحيانًا نيابة عن أصحاب الشركة.
- غالبًا ما يشرف المساعد الإداري على أولئك الذين يعملون في قسم السكرتارية، حيث يُطلب منهم إعداد التقارير وتقديم العروض التقديمية بانتظام.
- يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في مساعدة الموظفين الجدد في الدورات التدريبية ويجب أن يكونوا بارعين في مختلف المهام الإدارية والمكتبية.
- يجب أن يتمتع المساعد الإداري بشخصية اجتماعية، حيث تتطلب وظيفته التعامل مع أنواع مختلفة من الشخصيات، ويجب أيضًا أن يكون على دراية كافية بإدارة وتنظيم الوقت ؛ قد يكون لديها السلطة للتعامل مع مشاريع متعددة في نفس الوقت.
- يجب أن يتمتع بشخصية قيادية حاسمة، ولديه القدرة على اتخاذ القرارات، والعمل المستقل هو أيضًا جزء من طبيعة عمله.
- يمكنه التمييز بين الملفات المهمة التي يجب الاحتفاظ بها، والملفات القديمة المطلوب حذفها، ورسائل البريد الإلكتروني المستقبلية. الخطابات والرسائل التي يمكن مناقشتها مباشرة وغيرها التي يجب إرسالها إلى الإدارة.
- يجب أن يكتب المساعد الإداري بشكل جيد ويتحدث بشكل جيد. لأنه غالبًا ما يُطلب منه الرد على رسائل البريد الإلكتروني والعمل بقاعدة بيانات معينة.
اقرأ هنا: أنماط القيادة للإدارة الفعالة
مهارات المساعد الإداري
على الرغم من أن معظم الوظائف الإدارية تغطي مجموعة واسعة من المسؤوليات لموظفين متعددين، إلا أن هناك بعض المهارات المحددة التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري والتي يجب أن تكون واضحة في سيرته الذاتية ويتم تسليط الضوء عليها أثناء محادثة مقابلة العمل. ، بمعنى آخر.
- يمكن القول أن العمل في الإدارة من أكثر الطرق أمانًا للعمل في أي مجال آخر. وذلك من خلال دراسة البيئة التي يعمل فيها العامل الإداري، فيمكنه حينها تعلم الكثير من المعلومات في مجاله وكيفية الوصول إلى أعلى المناصب.
- في عالم اليوم المليء بأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة الذكية، من الصعب العثور على شركة تتعامل بشكل أساسي خارج شبكة الكمبيوتر. يجب أن يتمتع المساعد الإداري بمستوى عالٍ من المعرفة الحاسوبية، حتى لو كانت مبتدئًا، وهذا: سيجعل عملية التدريب أسهل بالنسبة له.
- يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بأنظمة تشغيل الكمبيوتر الشائعة، وأن يفهم أساسيات برامج معالجة الكلمات المختلفة، وأن يكون لديه معرفة كافية بالإنترنت.
- يعد الفهم الجيد للتكنولوجيا وأنظمة الكمبيوتر المختلفة أحد المهارات المطلوبة للمساعد الإداري ويجعله ناجحًا في مجاله وقابل للتطوير.
اقرأ أيضًا هنا: المحاسبة المالية وإعداد التقارير
مهارات المساعد الإداري العام
- يعتمد منصب المساعد الإداري بشكل أساسي على احتياجات صاحب العمل على أساس يومي، وفي بعض الحالات، في مواجهة الشدائد، لا يتمكن الموظفون المبتدئون أحيانًا من أداء مهام العمل التي يؤديها موظفون من رتبة وموقف أعلى.
- على الرغم من أنه لا يتعين على المساعد الإداري قبول فكرة تعرضه لسوء المعاملة من قبل الرئيس، إلا أنه يجب أن يكون صبورًا وحكيمًا في مثل هذه المواقف.
- هناك أيضًا عدد من المهام الجانبية للمساعد الإداري وواجباته التي من المفترض أن تكون نموذجية له / لها، خاصة في هذا العصر الرقمي الذي يحكم كل صناعة تقريبًا، وتشمل هذه المهام:
- للتعرف على الأجهزة الرقمية الحديثة وكيفية استخدامها، مثل استخدام أجهزة الفاكس والطابعات والماسحات الضوئية والهواتف متعددة الخطوط، أصبحت كل هذه الأجهزة جزءًا لا يتجزأ من المشهد المكتبي الحديث في جميع الصناعات. .
- يفترض أن العامل ليس لديه معرفة بجميع أنواع ونماذج الأجهزة الحديثة، حيث أن كل مكان به عدد من الأجهزة التي تختلف من حيث التطور النسبي والحداثة، ولكن يكفي أن يعرف المعلومات الأساسية، تسهيل فترة تدريبه وتقليل وقته.
- يمكن لأي شخص يرغب في تزويد نفسه بمعلومات أخرى زيارة المتاجر التي تبيع هذه الأجهزة الرقمية أو شراء واحدة للتدريب، وهذا أحد أسباب نجاح العامل الإداري وتقدمه السريع في المناصب.
اقرأ هنا مواصفات الكتاب الإداري المرفق
يجب أن يتمتع المساعد الإداري الناجح بالمهارات
لقد تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري والمسؤوليات الكاملة التي يجب أن يفي بها، ولكن هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح، بما في ذلك ما يلي:
- الكفاءة التقنية يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بجميع برامج الكمبيوتر الحديثة والرقمية بالإضافة إلى قاعدة بيانات واسعة وقدرات الكتابة ومعالجة الكلمات.
- مهارات الاتصال يجب أن يتمتع المساعد الإداري الجيد بمهارة التواصل والتفاعل مع جميع أنواع الشخصيات، خاصة في الشركات الكبيرة المليئة بالعاملين والعملاء. مساعد إداري يعتمد على موقف ودود للحصول على ما تريده الشركة.
- كما يشرف المساعد الإداري على الموظفين الجدد العاملين في نفس المكتب ويشرف على تدريبهم.
- المهارات التنظيمية يمكن للمساعد الإداري الناجح أداء عدة أدوار في نفس الوقت ؛ لديه قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار واحترام الوقت والاستفادة منه على أفضل وجه.
- يمكن أن يكون العمل كمساعد إداري وظيفة مملة لشخص ما وممتعة لشخص آخر، اعتمادًا على مكان العمل وعلاقة الموظف بزملائه في العمل أو أصحاب العمل.
- يمكن أن يكون العمل في هذه الوظيفة هو الطموح النهائي للشخص، ويمكن أن يحفز شخصًا آخر على زيادة معلوماته وفرصه الوظيفية حتى يتم تقديره واحترامه لعمله، مما يجعل الآخرين يحترمونهم.
هنا قدمنا لكم هذا المقال الخاص بتعريف المساعد الإداري ومسؤولياته الكاملة وكافة المهارات التي يجب أن يمتلكها من أجل تحقيق النجاح الذي يطمح إليه بشدة.