يسمى التخطيط الإداري النشاط الأول والأكثر أهمية للعملية الإدارية في أي منظمة لأنه يبدأ بتحديد الأهداف وتحديد الأولويات والاستفادة من الموارد المتاحة.
من أجل تحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق نتائج إيجابية في العملية الإدارية، فإن عملية التخطيط هي عملية تعاونية تتطلب التعاون والدعم لتحقيق المصالح المشتركة.
في هذه العملية، يجب تحديد الإجراءات التي سيتم تنفيذها، ويجب فهم مرحلة التنفيذ بدقة، وفي حالة حدوث أي طارئ، تابعنا بكل التفاصيل في مقالتنا المقدمة دائمًا.
أهمية التخطيط الإداري
- تساعد خطة الإدارة في صياغة خطة عمل واضحة وفق معايير واضحة لتحقيق أهداف المنظمة بسهولة وبشكل منتظم.
- وبالتالي، من خلال توجيه طاقات المديرين والموظفين لإكمال العمل ضمن الخطة المقترحة، يساعد التخطيط في إيجاد حلول بديلة.
- لاحقًا في حالة حدوث أي طارئ (مما قد يعيق سير العمل).
- وبالتالي زيادة ثقة المديرين وثقتهم في استمرارية عملهم.
- عملية التخطيط تجعل كل الأشياء والأهداف واضحة ولا لبس فيها، مما يساعد على تحقيق الأهداف.
- دون إهدار أو إهدار العمالة والموارد المادية.
- كما أنه يمنح الموظفين والعاملين فرصًا للابتكار والإبداع في العمل.
اقرأ أيضا: ما هي ريادة الأعمال الاجتماعية؟
خطوات تخطيط الإدارة
يتكون التخطيط الإداري من عدة خطوات، منها ما يلي:
يضع اهداف
- يتطلب التخطيط تحقيق الأهداف والغايات لأنه يجعل سير العمل وتنفيذ الخطة أكثر منطقية.
- كما أنه يساعد على توجيه العمل والطاقة بشكل فعال، مع التركيز على النتيجة النهائية المراد تحقيقها.
- يحدد مقدار العمالة والأجور المعروضة والوحدات المنتجة وما إلى ذلك.
إنشاء مواقع التخطيط.
- الأماكن المقصودة هي رؤية مستقبل الأحداث الكبرى، فهي أساس خطة الإدارة.
- حسنًا، الأشخاص في خطة الإدارة يعرفون بالفعل.
- كما أنهم يتجنبون اختناقات العملية والمشاكل التي قد يواجهونها.
اقترح مسار عمل بديل.
- من الضروري إيجاد وتقييم أنشطة عملية العمل البديلة بناءً على الموارد المتاحة والأهداف المرجوة.
- كما تحدد نتائجها الإيجابية والسلبية.
- وفقط بعد التحقق من مزاياها وعيوبها والنتائج المتوقعة، يمكن اتخاذ قرار بشأن البدائل.
إنشاء خطط ثانوية.
- إنها خطط فرعية تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
- كما أنها مصممة لدعم وتسريع تحقيق الخطة الرئيسية.
- تعرض هذه الخطط جدولًا زمنيًا لتنفيذ المهام المختلفة.
خلق بيئة تعاونية.
- من خلال إشراك المرؤوسين في عملية صنع القرار لزيادة الثقة بينهم.
- وبالتالي خلق بيئة تعاونية.
- لأنه سيؤثر على الموظفين ويزيد من اهتمامهم بتنفيذ الخطة.
رصد وتقييم.
- سيتم إجراء تحقيق وتقييم بعد تنفيذ الخطة.
- بناءً على المعلومات الواردة وآراء الموظفين المعنيين.
- حتى تتمكن الإدارة من إصلاح الخطة والتعامل معها.
خصائص التخطيط الإداري
التخطيط الإداري له الخصائص التالية:
- التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة. عملية التخطيط هي أساس الإدارة الناجحة.
- لأنه يعتبر مؤشرا على كفاءة الإدارة في فترة زمنية معينة.
- التخطيط هو عملية فكرية. التخطيط هو الدعم الفكري والمنطقي لجميع عمليات الإدارة الأخرى.
- لأن تخطيط العمليات الإدارية يتطلب براعة وذكاء قوي.
- التخطيط هو عملية مستمرة. إذا تم وضع خطة، ثم بعد وضع الخطة، يجب وضع خطة أخرى وتنفيذ الخطة.
- يجب وضع خطة طوارئ عند حدوث حالة طوارئ في المنظمة.
- هذا يجعل العمل يتقدم بسلاسة حتى تتمكن المنظمة من التعامل مع جميع التغييرات الممكنة في المشكلة.
- التخطيط هو أيضا عملية واسعة النطاق. التخطيط ليس فقط وظيفة من وظائف الإدارة العليا ولكن أيضًا وظيفة لجميع مستويات الإدارة في الشركة.
- حيث يتم وضع خطة لكل مرحلة إدارية وتتناسب مع المهام المنوطة بها.
- مما يساعد على تلبية المتطلبات بشكل متكامل لإتمام العمل.
- التخطيط عملية مرنة. يجب أن تتكيف عملية التخطيط مع التغييرات والطوارئ، وتستند الخطط الأخرى إلى التغييرات الحالية.
- في بعض الأحيان قد تضطر المنظمة إلى تغيير مسار عملها وجميع الخطط بشكل جذري.
- كما أن التخطيط هو عملية تقوم على التنبؤ بالمستقبل. يجب أن يكون لدى المنظمة رؤية وتوقعات واضحة للمستقبل.
- لذلك، من الضروري تطوير خطة عمل تلبي هذه التوقعات.
أنواع التخطيط الإداري
يمكن استخدام عدة أنواع من الخطط لتحديد المهام المراد جدولتها، وهي كالتالي:
- التخطيط العملي. يصف هذا النوع من التخطيط الإدارة اليومية للشركة والأحداث اليومية التي تتعرض لها.
- يمكن أن تكون لمرة واحدة، مثل حملة تسويقية.
- وكذلك التخطيط الاستراتيجي. نوع من التخطيط الإداري الذي يصف سبب حدوث الأشياء من خلال نظرة عامة عالية المستوى للعمل بأكمله.
- الأمر الذي يؤدي إلى قرارات طويلة الأمد.
- التخطيط للطوارئ. هذا هو نوع التخطيط الذي يصف تطوير خطط الطوارئ عند حدوث مواقف غير متوقعة.
- التي تتطلب تغييرات سريعة لمواكبة وتيرة العمل غير المنقطعة.
- وكذلك التخطيط التكتيكي. هذا النوع من التخطيط يدور حول الوضع المستقبلي.
- لأن هذا النوع يدعم التخطيط الاستراتيجي ويحقق المحتوى المحدد فيه.
أسباب استخدام المديرين للتخطيط الإداري
يستخدم المسؤولون التخطيط الإداري لعدة أسباب، بما في ذلك:
- توجيه كافة المواد المتاحة لتحقيق الأهداف المشتركة وفي ظل عدم وجود خطط وأهداف واضحة.
- ستعمل بشكل عشوائي وغير منظم، بعيدًا عن المستقبل.
- التغلب على أزمة الموارد هو التحدي الرئيسي للمنظمة. أي زيادة الإنتاج باستخدام موارد بشرية ومادية ومالية محدودة.
- جمع التوقعات والتوقعات والتغييرات المحتملة وكيفية التعامل معها.
- إننا نجتاز مرحلة عدم اليقين الجزئي والكامل بشأن الموارد الاقتصادية.
قد تكون مهتمًا. ما هي إدارة الأعمال التطبيقية؟
شروط التخطيط الإداري الناجح
- توضيح الأهداف وجعل الهدف واضحًا ودقيقًا، وكذلك إعداد النتائج المتوقعة والجدول الزمني بدقة.
- التزام جميع المنفذين للمنظمة ونفس المخطط أثناء عملية التخطيط.
- دقة المعلومات والإحصاءات التي تعكس الواقع القائم.
- لأن الفشل في تحقيق الهدف المنشود يرتبط بتنبؤات عشوائية مبنية على حقائق ذاتية.
- يضمن الواقعية بحيث يمكن تحقيق الأهداف وفقًا للبيانات الحالية ضمن الإمكانات المتاحة.
- يجب الاهتمام بكفاءة الأجهزة الإدارية، لذلك من الضروري الاهتمام بالعوامل البشرية.
- وهو أساس التدريب العلمي والفني في عملية تنفيذ الخطة.
- البدائل والأولويات يجب تحديد الأولويات واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الخطة.
- مما يعني نجاحه.
- وضوح. هذا سوف يسهل فهم وفهم كل من يشارك في عملية التخطيط.
مزايا التخطيط الإداري
- يساعد على تحقيق الهدف المنشود.
- كما أنه يساعد في دعم التنسيق بين جميع أنواع المؤسسات.
- المشاركة في دعم تنمية وتطوير مهارات المدير.
- يساعد على تحقيق أفضل استثمار في القوى العاملة والموارد المادية.
- يساعد التخطيط الإدارة على التكيف مع عوامل محددة في البيئة الخارجية.
- مثل التطور التكنولوجي وطبيعة السوق.
معوقات التخطيط الإداري
- عندما لا تكون هناك مرونة في الخطط.
- الالتزام غير الكافي بعملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في الأداء التنظيمي.
- زيادة تكاليف عملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على معلومات موثوقة وكافية لعملية التخطيط.
- يقاوم بعض الأفراد والمديرين التنفيذيين في المؤسسة أحيانًا عملية التخطيط.
- لأنها عملية تغيير وابتكار وتطوير.
أنظر أيضا: أقسام إدارة الأعمال، جامعة القاهرة
لقد قدمنا لك بعض المعلومات المهمة حول مبادئ موقع القلعة تخطيط إدارة الأعمال، فأنت جيد.