كيفية كتابة تقرير … غير أنها لا تكون مبنية لرأي الكاتب بشأن المسألة المختص بالتقرير، وتعتمد كتابته على بيانات لازمة متعلقة بنوع التقرير مع إبراز البيانات.
بالأسلوب والكيفية البديهية والبسيطة، وفي ذلك الموضوع سوف نذكر لكم أسلوب وكيفية كتابة توثيق وأنواعه.
كيفية كتابة تقرير
يعد اتباع المنهج المرتب لدى الكتابة من التعليمات العامة الهامة من اللازم معرفتها عند كتابة التقرير، وفي السطور المقبلة نعرض عليكم العدد الكبير من التوجيهات والإرشادات التي تقوم بتسهيل العملية المختصة بالكتابة، إليكم التفاصيل:
يقتضي جمع البيانات المهمة والأهداف المختصة بالتقرير التي ترنو.
لإمداد الواحد القارئ بالنظرة المتكاملة بالتقرير، ويجب على الموضوع بأن يكون من دون أخطاء لغوية.
يكون التقرير بسيط وملم بكافة الجوانب المخصصة بالموضوع.
يجب وحط التقرير في ملف يكون ذات الطابع الجميل للمحافظة على الأوراق لدى تعرضها إلى التلف.
يقتضي إدراج عموم المراجع والمناشئ للتقرير، وأيضاً تخصيص.
السجل للتطرق إلى الأشياء الأساسية الهامة التي صرحت بالتقرير.
الطريقة الخاصة بكتابة التقرير تستند على المكونات الرئيسية بالتقرير وهي:
الواجهة
تعد من العناصر الهامة لكتابة التقرير ويكون بها التمهيد للموضوع وتفاصيله.
وايضا الأهداف التي يجب توضيحها بالطريقة المترابطة بهدف الرسم للصورة المصغرة للتقرير.
الأمر
يحتسب من المركبات الخاصة بكتابة التقرير لاحتوائه على كافة الحقائق والمعلومات المجمعة به، ويحدث كتابة جميع المعلومات بالكيفية المتناسقة والمترتبة.
الخاتمة
تجسد آخر عنصر في كتابة التقرير ولها دور في أن تمنح للقارئ اللمحة المختصرة.
لموضوع التقرير مع وجوب التأكيد على جميع النتائج التي تمت كتابتها في التقرير.
كتابة المسودة
هي النسخة الأولية الخاصة بكتابة التقرير، وتتميز بالتنقيح والتنسيق، لذا ينبغي إتباع كافة النصائح التي تكون مطلوبة من الجانب.
المرغوب أن يرسل التقرير لها كالهوامش وحجم الخط، وجدول المحتويات وصفحة العنوان.
لهذا من الواجب أن يشطب الذكر المبسط لما يكون بالتقرير في المقدمة والمقاصد والاستنتاجات.
ومن الأفضل أن يشطب ذكر جميع المؤشرات والشروح على البيانات التي تم ذكرها في التقرير.
مراجعة التقرير
تشتمل تلك الخطوة على إعادة نظر كافة الخطوات المخصصة بكتابة التقرير ونذكر لكم العدد الكبير من الإرشادات من أجل مراجعة التقرير بنجاح وهي:
يلزم التدقيق للأخطاء الإملائية.
القراءة لعموم الجمل من الطليعة حتى الخاتمة.
المشابهة لمختلَف المتطلبات لما تمت كتابته في التقرير.
يطلب الكاتب المعاونة من المدقق الخارجي بهدف ضمان الدقة في المراجع.
أنواع التقارير
تعتبر كتابة التقارير من الأشياء الهامة بهدف تقديم البيانات، لكن تتفاوت التقارير عن بعضها ويكون باختلاف غاية الكتابة، لذلك يبقى أنواع رئيسية المخصصة بالتقارير وعددهم خمسة وهم:
التقارير الغير رسمية
هكذا يوجد نوعين أساسيين بالتقارير الغير حكومية، وهم قصير وطويل، فيحتوي كل منهما على مركبات أساسية وهي:
الواجهة (تشتمل الواجهة على عنوان، وكذلك غرض التقرير والنقاط الرئيسية بالتقرير).
الحوار (تتضمن على جميع الأقسام الخاصة بالمناقشة من الشروحات والنتائج).
الخاتمة (النتائج التي يتوصل إليها التقرير وهذا يكون تبع الغرض الأساسي من التقرير).
ولكن تتضمن التقارير الطويلة على الكمية الوفيرة من العناصر التنسيقية المضافة، مثل الرسوم البيانية، والعناوين الفرعية، وتعدادات نقطية وجداول.
التقرير الإخباري
يعتبر ذلك الفئة من الأشكال التي تظهر الأسباب المخصصة بوقوع الخبر، ويكون استعماله عديد في الوسط الإعلامي.
يقوم التقرير الإخباري بتقديم جميع البيانات بالكيفية الدقيقة والوافية في عموم الحقول الاقتصادية والسياسية وأيضاً الاجتماعية.
التقرير البحثي
يعتبر من الأنواع التي تتمركز بشأن الأمر المعين الذي يشطب البحث عنه.
الأهمية المخصصة بالتقرير البحثي هو أنه يقوم باختصار التقارير التي تتضمن المواضيع الطويلة.
وايضاًً النصوص الموجود بالفقرات المختصرة بحيث تتصف بالشمولية لمختلَف البيانات التي ترتبط بالبحث.
التقرير الإداري
التقرير الإداري يعد من واحدة من أشكال التقارير التي تحتوي على مختلَف المعلومات.
التي ترتبط بالمشاكل المحددة وكذلك العرض للتحليل المنطقي بشأن هذه المشكلات.
يقوم التقرير الإداري باقتراح الإجابات المختصة بتلك المشاكل، إذ يعمل التقرير على تقديم الملفات والصورة بحيث ينهي توجيهها إلى الجانب المعينة.
التقارير الرسمية
هكذا تعد من الأمثلة الشهيرة بالتقارير الرسمية وهي الرسالة العلمية، وتتضمن على الإرشادات البديهية عن كل ما تتضمنه الرسالة، وتحتوي على جميع من:
الرسالة الخاصة بالخطاب أو المذكرة وتشتمل على الملخص واللمحة وعن كل ما يكون متواجدا في التقرير.
الصفحة التي يكتب بها العنوان.
الخلاصة التنفيذي.
الجداول التي يكون بها محتويات.
جانب أمامي.
نص التقرير.
التتمة.
الجدول الخاص بالمصادر.
الملحقات.