كيفية كتابة تقرير مفصل هناك العديد من المجالات المهمة في حياتنا العملية والتي تتطلب أحيانًا إعداد تقرير مفصل عنها لتحديد أهميتها وجوانبها السلبية.
ويبحث الكثير منا عن كيفية كتابة تقرير بالتفصيل حتى يتمكن من تحقيق أهدافه من وراء كتابة تقرير من خلال توضيح شيء حول موضوع معين مهم لمجموعة من الأفراد.
معنى التقرير
- يعتبر التقرير من أهم وسائل البحث، حيث يتم استخدامه لجمع كمية كبيرة من المعلومات.
- بيانات مهمة عن موضوع معين تهم شخص معين في أحد المجالات الإدارية.
- المجالات التقنية والقانونية والطبية وغيرها من مجالات الحياة.
- يتم ذلك وفقًا لعدة معايير، خاصة بالمجال الذي سيتم تقديم التقرير من أجله، بحيث يتم إرسال هذه التقارير إلى الشخص المسؤول.
- يمكنك من خلال التقرير توضيح الجوانب الإيجابية والسلبية للمجال الذي تبحث عنه للحصول على فكرة واضحة عنه.
انظر أيضًا: خطوات لكتابة ورقة بحث جامعية
شروط كتابة التقرير
كتابة التقارير لها العديد من الأساسيات والقواعد العامة التي يجب اتباعها وعدم تجاهلها أثناء كتابة تقرير معين. ومن أهم هذه الشروط:
- يجب أن يكون التقرير المكتوب واضحًا وسهل القراءة بحيث يسهل فهم ما بداخله دون ارتباك أو تعقيد.
- عند كتابة تقرير، يجب أن تتأكد دائمًا من أنه موجز دون اللجوء إلى التكرار.
- إيصال إيجابيات وسلبيات موضوع البحث لتوضيحها لتحقيق الهدف المنشود.
- عند إعداد تقرير، يجب التأكد من أنه يحتوي على بيانات شاملة حول مجال البحث.
- من أجل تحقيق هدفها المتمثل في توضيح مجال البحث بمعناه العميق والتعبري.
- أهم شرط يجب أن تضعه في اعتبارك عند كتابة تقرير عن شيء معين هو أن تكون دقيقًا.
- ومباشرة من مصادر موثوقة للحفاظ على مصداقية البيانات الواردة فيه.
الغرض من التقرير
يمكن أن تخدم كتابة التقارير أغراضًا عديدة. ربما يكون الغرض من التقرير هو توضيح شيء معين للشخص المعني بهذا التقرير أو إقناع العميل بشيء معين وأغراض مهمة أخرى، والتي سنشرحها أدناه:
- قد يكون الغرض من إعداد التقرير هو إبلاغ الشخص المعني بمسألة معينة، ويتم ذلك فقط من خلال تقديم تقرير حول هذه المسألة.
- ربما يكون الغرض من إعداد تقرير هو حول عنصر معين في صناعة تسويق المنتج أو مجموعة من الأشخاص لديهم منتج معين للبيع.
- الغرض الأكثر أهمية من التقرير هو تقديم دراسة حول صناعة معينة أو إعداد بحث حول موضوع معين لصالح الأشخاص في أعمالهم.
شكل التقرير العام
هناك نموذج عام أو هيكل محدد يجب مراعاته عند إعداد تقرير محدد، وأهم مكونات نموذج التقرير العام هي كما يلي:
- أولاً، يتم إعداد مقدمة للتقرير، تتضمن المحتوى الذي يتمحور حوله موضوع التقرير والغرض منه، وملخصًا عامًا لفكرته.
- بعد ذلك، يتم إعداد متن التقرير الذي يحتوي على معلومات مهمة وحقائق واقعية تتعلق بالتقرير.
- هذه موجودة في موضوع البحث وكذلك في الجداول والرسوم البيانية التي تظهر بعض الأشياء المهمة.
- داخل التقرير، إيجابيات وسلبيات موضوع البحث وغيرها من القضايا المهمة المتعلقة بمجال البحث.
- وأخيراً، يتم وضع استنتاج للتقرير يتضمن بعض التوصيات المهمة فيما يتعلق بموضوع التقرير والنتائج التي تم الحصول عليها حول موضوع البحث.
مراحل إعداد التقرير
هناك عدة مراحل رئيسية يمر بها أي تقرير في إعداده وهذه المراحل هي كما يلي:
- المرحلة الأولى التي يمر بها التقرير هي إنشاء هيكل التقرير والمعلومات والبيانات المهمة التي سيتم وضعها فيه.
- ثم قم بتنظيم النموذج العام للتقرير وهيكله وفقًا لمعايير النموذج العامة المحددة في النقاط السابقة.
- كتابة محتوى التقرير بطريقة منظمة ومنظمة بحيث يمكن للأطراف المهتمة فهم المعلومات الواردة فيه بسهولة.
- بعد كتابة التقرير وتنظيمه تأتي مرحلة مهمة وهي مرحلة مراجعة التقرير لمعرفة الأخطاء فيه وتصحيحها قبل إرسالها.
- الخطوة الأخيرة في إعداد أي تقرير هي استكمال النموذج العام للتقرير، ثم طباعته وإرساله إلى من يهمه الأمر.
انظر أيضًا: البحث عن قواعد الكتابة وأقسامها
خطوات كتابة التقرير
هناك عدة خطوات مهمة يجب مراعاتها أثناء إعداد التقارير بحيث يكون التقرير في شكل سليم ومقبول للمستفيد دون أي لبس أو تعقيد، ومن أهمها:
- الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها عند كتابة أي تقرير، بغض النظر عن نوعه أو مجاله، هي جمع معلومات وبيانات كافية حول موضوع البحث لكتابتها وتنظيمها بالترتيب.
- تأكد من تسلسل الأفكار الرئيسية في محتوى التقرير حتى لا يواجه القارئ مشكلة في فهم محتوى التقرير.
- يجب الحرص على كتابة مسودة أولية لتنظيم الأفكار قبل كتابتها في النهاية في تقرير.
- بعد عمل مسودة وقراءتها للتأكد من أن البيانات التي تحتويها مهمة، يمكنك إعادة كتابتها في تقرير مرة واحدة وإلى الأبد.
- بعد ذلك تقرأ التقرير الذي أعددته حتى تتمكن من تحديد أي أخطاء لغوية في التقرير.
- وذلك حتى يكون التقرير بتنسيق صوتي للقارئ دون الشعور بالملل أو التعثر بسبب المعلومات الواردة في محتوى التقرير.
- يقوم بعد ذلك بتدقيق محتوى التقرير حتى يكتشف أي أخطاء إملائية، مثل فقد حرف.
- أو اجعل حرفًا كبيرًا في كلمة معينة وصححه بحيث يكون التقرير سليمًا وخاليًا من الأخطاء الإملائية.
- الخطوة الأخيرة هي تحديد خط التقرير وتنسيقه والنوع المناسب لطباعة التقرير.
نصائح مهمة يجب مراعاتها عند إعداد التقرير
هناك بعض النصائح المهمة التي يجب مراعاتها أثناء إعداد أي تقرير بحيث يكون سليمًا وكاملاً وشاملاً. تتضمن هذه النصائح ما يلي:
- عند إعداد تقرير محدد عن أي موضوع، ينبغي السعي للحصول على دقة وسلامة المعلومات، بغض النظر عن نوعها أو مجالها.
- احتفظ دائمًا بالمعلومات واضحة حتى يكون التقرير ممتعًا لمن يقرؤه.
- ومع ذلك، يجب توخي الحذر عند إعداد التقارير للابتعاد عن الشكل السردي حتى لا تمييع قيمتها أو الغرض المقصود منها.
- يجب أن تكون موضوعيًا وغير متحيز في كتابة تقرير محدد وأن تكون بعيدًا تمامًا عن التحيز تجاه رأي معين.
- أو رغبتك الشخصية في شيء يجعل التقرير أكثر تصديقًا للقارئ.
- اجعل التقرير مفيدًا وممتعًا دائمًا مع بداية وجسم وخاتمة.
- يجب عليك اتباع نقاط التقرير وإدراجها بطريقة منظمة ومتسلسلة واستخدام علامات الترقيم وتجزئة الموضوع بشكل صحيح.
- الحفاظ على وضوح الكلمات أثناء الكتابة وتجنب استخدام الإشارات أو الرموز غير الواضحة في التقرير.
- تأكد دائمًا من خلو التقرير من الأخطاء الإملائية التي يمكن أن تغير معنى الخطاب وتجعله غير واضح بما فيه الكفاية.
- يمكنك تضمين شرح رسومي للفكرة داخل التقرير لتسهيل فهم القارئ لنقطة معينة أو شرح لفكرة معينة داخل التقرير.
- تحتاج إلى تنظيم التقرير وجعله منظمًا من الناحية الجمالية وتقديمه لمن يهمه الأمر في الوقت المناسب لتقديم التقرير.
راجع أيضًا: خطوات سهلة لكتابة البحث والبحث القانوني
في هذه المقالة، قدمنا لك تفاصيل حول كيفية كتابة تقرير، بالإضافة إلى بعض النصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند إعداد التقارير. أخيرًا، نأمل أن نكون قد قدمنا لك معلومات مهمة حول الكتابة. تقرير جيد وخالي من الأخطاء ومطابق للطريقة العامة لكتابة التقارير وإعدادها.