كيف تكتب بريد الكتروني خطاب لعقد اجتماع مع مديري الفروع في الشركة، في المقال سنوضح لك كيفية كتابة بريد إلكتروني. عالمنا ونوضح لك أيضا أهمية اللقاءات بين مديري فروع الشركات وغيرهم.
أهمية عقد الاجتماعات في الشركات
- عقد اجتماع في الشركات هو التطبيق العملي لجميع الإجراءات والتقنيات والتحديثات التي تحدث في الشركة وفق مبدأ المشاركة والاستشارة والتغيير في الإدارة.
- المستفيد الأول من عقد الاجتماعات هو الشركة، حيث تستفيد الشركة من الأفكار والآراء المطروحة في الاجتماع.
- وفي الشركات الكبيرة، لا يمكن أن يكون اللقاء بين جميع الموظفين، لكن يكفي أن يكون بين المديرين، والمدير يحمل أفكار موظفيه، بحيث يكون اللقاء بين العقول والثقافات المختلفة.
- في الشركة المشاركة والاجتماعات هي التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة، والقرارات المعلنة في الاجتماع هي نتيجة أفكار ومناقشات وتتعلق بالتخطيط والعمل ولها قواعد تحكم ومراقبة.
- يمكن أن تكون المشاركة المطلوبة في صنع القرار كاملة أو جزئية، اعتمادًا على ماهية الخطوات، والمرحلة التي تمر بها الشركة، وما هي القواعد التي تحكم عملية اتخاذ القرار.
راجع أيضًا: كيفية كتابة تقرير مكتوب عن زيارة شركة إلى بلد ما
ما هي دعوة الاجتماع الإلكترونية؟
- في السابق كان اللقاء يتم بين الناس، لأن كل شخص يذهب إلى مكان معين وهو مكان الإدارة، بحيث تتم المناقشة وتنتهي العملية بنجاح.
- مع التطور أصبح يسمى بالاجتماع الإلكتروني، حيث يلتقي الناس عبر الهواتف والأجهزة دون الذهاب إلى مكان معين، ويوفر الوقت والجهد.
- والدعوة للاجتماع سواء كان لقاء حقيقي او اجتماع الكتروني تتم الكترونيا لتوفير الوقت والجهد.
- ما هي العولمة والتنمية في الوقت الحالي، أصبحت معظم الدعوات في شكل دعوات اجتماعات إلكترونية.
- هناك أيضًا العديد من الدعوات الإلكترونية، حتى الرسمية منها، والتي تتم بطريقة مبسطة عبر وسائل التواصل الاجتماعي مثل Facebook أو Twitter.
كيف تصنع دعوة الكترونية؟
- الدعوات الإلكترونية بسيطة جدًا اعتمادًا على الموقع الذي تريد إجراء الدعوة إليه، على سبيل المثال، يحتوي Facebook على زر يقول “دعوة” أسفل الصورة على واجهة مستخدم Facebook.
- يمكن للمستخدم أيضًا إنشاء صفحة جديدة وتحديد مدعوين للصفحة من قائمة أصدقائهم وكتابة جميع تفاصيل الاجتماع والمعلومات على الصفحة حتى يعرف الأصدقاء ما هو مطلوب ومتى تتم دعوتهم إلى الاجتماع.
- أيضًا، يكون إجراء دعوة صديق على Facebook مصحوبًا بإشعار من موقع Facebook، حيث يكون الإشعار هو اسم الصفحة أو الحدث الذي تمت دعوة الصديق إليه.
قم بإجراء دعوة إلكترونية عبر الهاتف المحمول
- من الممكن أيضًا إجراء دعوة إلكترونية لمديري الفروع في الشركة باستخدام الهاتف المحمول. يتم ذلك بمنتهى السهولة من خلال النقر على حقل الحدث على هاتفك الذكي.
- تحتاج إلى النقر فوق إنشاء حدث خاص جديد وسيتم دعوة الاجتماع من خلال هذا الخيار، ثم تحتاج إلى إدخال البيانات وكتابة اسم الحدث وتحديد الوقت والوصف.
- ثم تحتاج إلى النقر فوق الزر “إنشاء”، وبعد ذلك سيتمكن جميع المدعوين من معرفة اسم الحدث والاطلاع على جميع تفاصيل الحدث، بما في ذلك التواريخ والموقع.
أنظر أيضا: تنسيق خطاب التعاطف و التعاطف
نموذج دعوة الكترونية لاجتماع مديري الفروع
- إلكترونيًا، تم ذكر العديد من العناصر المهمة مثل التاريخ والمكان وحامل الدعوة وما إلى ذلك. أدناه يمكننا أن نشرح لك شكل الدعوة الإلكترونية لاجتماع مديري الفروع. البريد الإلكتروني
- تاريخ: …/…/…. سيدي العزيز / سيدتي العزيزة. ……….
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع المديرين أو اجتماع مجلس إدارة الشركة مع جميع الأعضاء.
- ثم يكتب بريدًا إلكترونيًا. في محتوى أو هيكل البريد، تحياتنا وما بعدها، يسعدنا دعوتك للمشاركة في …….
- تم تحديد موعد الاجتماع في ………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………. في الشركة.
- تنعقد الجلسة لاعتماد القرارات التالية:
- قد يتم ذكر قرارات مثل انتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة أو انتخاب نائب الرئيس أو تعيين سكرتير الشركة أو غيرها من الأمور.
- مع كل الاحترام والتقدير، توقيع …….
كيفية كتابة خطاب لاجتماع مديري الفروع في الشركة
- فيما يلي نشرح طريقة أخرى لكتابة خطاب أو دعوة إلكترونية، ونوضح نموذج الدعوة لمديري فروع الشركة وما إذا كان هذا الاجتماع يهدف إلى مناقشة نتائج الزيارة السابقة أو مناقشة سبل الاستفادة. أو اتخاذ قرارات جديدة.
- يجب أن تكون الرسالة كاملة ومنسقة بشكل جيد ويجب أن تكون موجزة وذات صلة في نفس الوقت لتوفير الوقت وفي نفس الوقت رسالة مناسبة.
- هذه الرسالة هي: تبدأ استمارة الدعوة الإلكترونية لاجتماع مجلس الإدارة بذكر التاريخ والتاريخ:… /… /….
- رسالة الى السيد / السيدة. ….
- موضوع الدعوة: لقاء مديري الفروع في الشركة.
- تحياتي ويسعدني أن أدعوكم للمشاركة في ………………………………………………………………………………………………………………… …. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………………………………
- ثم يتم توضيح الغرض من الاجتماع، ويتم تحديد الغرض في شكل جملة بسيطة بدون تفاصيل معقدة، مثل الاجتماع لانتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة.
- ثم يتم كتابة جملة شكر أو ختامية، مثل مع احترام كبير وامتنان، أو تحياتي، أو يتم إرسال عبارة تقول أن المرسل ينتظر رسالة تأكيد، على سبيل المثال، يرجى إرسال رسالة لتأكيد الحضور، أو الرجاء تأكيد المشاركة.
ميزات دعوة الاجتماع
أهم ميزات دعوات الاجتماع هي:
- تشرح بطاقات الدعوة جميع التفاصيل للجميع، وتزيل الغموض، وتوضح من هم المدعوون وما هو مكان ووقت الاجتماع.
- تشرح الدعوة أيضًا النقاط التي يستند إليها الاجتماع والغرض منه.
- كما تسمح دعوة الاجتماع للحاضرين بالتحضير، ويمكن للمدعوين إعداد جدول أعمالهم وإعداد الموضوعات اللازمة للاجتماع، ويمكن للجميع إعداد المعلومات التي لديهم.
- تسمح دعوات الاجتماع أيضًا للمدعوين بإجراء الاتصالات الضرورية مع المدعوين الآخرين، ويمكنهم التفاعل مع عملاء الشركة لإبلاغهم بالنتائج المحتملة.
- أيضًا، الاجتماع غير المدعو أو الاجتماع المفاجئ يجعل هناك قوة أكبر من الآخرين، لأن الشخص صاحب الدعوة يعرف كيفية إدارة اتجاه المناقشة ويعرف مسار المحادثة، بينما لم يكن البقية لديهم مسبقًا ؛ التحضير الذي يضعف مواقعهم ؛
- الدعوة إلى اجتماع وتحديد هدف له يجعل الاجتماع أو أي اتفاق آخر يأتي بالنتائج الصحيحة بدلاً من التأخير.
عيوب أو مشاكل دعوة الاجتماع الإلكترونية
- قد تتسبب دعوة الاجتماع الإلكترونية في عدم تمييز بعض المدعوين لعدم تتبع حساباتهم الإلكترونية.
- يمكن التغاضي عن شخص مهم في دعوة عبر البريد الإلكتروني.
- أيضًا، لا تحدد دعوة الاجتماع الإلكترونية بعض المعلومات، على سبيل المثال، المدة.
شاهد أيضاً: خدمة مديري وزارة الصحة وكيفية تشغيلها على الجوال
هنا نلخص مقالًا عن كيفية كتابة بريد إلكتروني. الدعوة الإلكترونية للاجتماع، نتمنى لكم التوفيق في دراستك وعملك، لا تفوت مشاركة المقال.