خصائص الرسالة الإدارية المرفقة نظرًا لأن الكثير من نجاح النظام يعتمد على جودة المعلومات المتبادلة بين وكالات المستخدمين، فقد تم تطوير إرشادات تحدد الرسائل الإدارية “المناسبة” وسيتم اتباعها عند إرسال أي نوع من الرسائل الإدارية.
ويجب أن يكون الخطاب الإداري مكتملاً لأنه خطاب رسمي، تابع موقع القلعة لتتعرف على خصائص الخطاب الإداري المرفق.
رسالة إدارية
الخطاب الإداري، أو كما يطلق عليه أيضًا خطاب رسمي، هو اتصال مكتوب بين شخصين.
قد يكونوا معروفين أو غير معروفين، لكن على أي حال لديهم علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على اللغة الرسمية.
يُطلق على الشخص الذي يكتب الرسالة اسم المرسل أو المرسل، ويُطلق على الشخص الذي تكتب إليه الرسالة اسم المستلم الذي يتلقى الرسالة.
تُستخدم الرسائل الإدارية بشكل شائع للتواصل بين الشركات والمؤسسات رفيعة المستوى والوكالات الحكومية وغيرها.
انظر أيضًا: معلومات عن مكتبة جامعة الملك عبد العزيز الرقمية
استخدم الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية هي رسالة حرة الشكل تتيح لمستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) التواصل مع بعضهم البعض.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب المعلومات أو الحصول على المساعدة أو الاستجابة لطلبات الوكالات الأخرى.
تُستخدم الرسائل الإدارية أيضًا لنقل أي نوع تقريبًا من معلومات العدالة الجنائية الرسمية التي لا تتعلق بنوع معين من الرسائل.
يمكن أيضًا استخدام خطاب إداري لطلب خطاب على مستوى الولاية أو الإقليم أو المستوى العام.
يسمح البث الإقليمي للوكالة بإرسال رسالة إدارية إلى منطقة أو مقاطعة.
ستقرر كل ولاية في منطقة (مناطق) العنوان ما إذا كانت ستبث الرسالة على مستوى الولاية أم لا.
خصائص الرسائل الإدارية
لكتابة خطاب إدارة مناسب، يمكنك اتباع المواصفات أدناه، وتشمل هذه المواصفات:
لغة رسمية
- تتطلب اللغة الرسمية الاستخدام السليم للمفردات والقواعد النحوية والإملائية السليمة، ويجب أن تكون المعاملة بعيدة ومحترمة.
- سيكون موقف المرسل تجاه المستلم هو موقفك. لا تمزق أبدًا، بغض النظر عن عمر المستلم أو رتبته، سواء كان ذلك معروفًا من قبل المرسل أم لا.
- وبينما يجب أن تكون اللغة محترمة، فإن هذا لا يعني أنه يجب استبعاد اللطف.
نية محددة
- لا تتم كتابة أي رسالة إدارية بدون نية وغرض محددين، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى نقل شيء ما إلى المستلم أو طلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
- في كلتا الحالتين، يتم البحث عن المتلقي بشكل إيجابي ومستعد بشكل إيجابي لمواصلة تدفق الاتصالات حتى يتم تحقيق أهداف المرسل.
- يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة وكاملة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادة ما تكون الرسالة الإدارية موجزة، في صلب الموضوع، ومباشرة في صلب الموضوع، بعد التحيات والمجاملات المناسبة.
- كما هو الحال عادة في المنظمات أو الأعمال أو الحكومة، أو بين شخصين غير مرتبطين ارتباطًا وثيقًا، فلا فائدة من التفرع أو الاستطراد أو شرح الموضوعات غير المركزية.
- بهذه الطريقة، يجب ألا تتجاوز الرسائل الإدارية عادةً صفحتين.
أنظر أيضا:
استرخ وقل مرحبا!
- يجب أن تكون المعاملة رسمية ويجب أن تتضمن منصب أو مهنة أو لقب المتلقي، مثل الرئيس أو الطبيب أو الأستاذ، وما إلى ذلك، يتبع العنوان أو لا يتبعه، ويجب أن يتجنب الاسم أو الألقاب التحية.
- عندما يتزوج المستلم، يجب أن يعامل على أنه سيد وسيدة، كما هو الحال في بعض البلدان، يتم التعامل مع الممثلين وأعضاء مجلس الشيوخ على أنهم “شرفاء” وفي بلدان أخرى قد يكونون “سادة وسادتي”.
- يحدث الشيء نفسه مع المناصب الحكومية الأخرى أو الألقاب النبيلة، ولهذا السبب من المهم معرفة بروتوكول كل بلد.
- إذا كان المرسل إليه غير معروف، فيمكن استخدام صيغ غير شخصية مثل “لمن يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي العزيز” أو “سيدتي العزيزة”.
- يجب إضافة بعض قواعد الأدب مثل “عزيزي”، “شريف”، إلخ. إلى التحية.
الجسم
- يجب أن يبدأ محتوى الرسالة أيضًا بقاعدة مهذبة مثل “في الوقت الحاضر …”، “أنا أخاطبك …”، “مع خالص التقدير لك …”، “قدم الهدية …”.
- أو أقل من البروتوكول مثل “احصل على تحيات ودية أولاً …”.
- يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة ومنظمة جيدًا، ويجب أن تكون الرسالة دقيقة ومحددة ولا لبس فيها.
- إذا كان طلبًا، فيجب تقديمه مباشرة ؛ إذا كانت رسالة إعلامية، فيجب أن تصل مباشرة إلى صلب الموضوع.
- ضع في اعتبارك دائمًا أن المرسل إليه هو شخص مشغول ولا يريد إضاعة الوقت في الخطابات غير الضرورية أو التي يصعب فهمها.
مع السلامة
- يجب أن يكمل الوداع الفكرة المركزية للرسالة، ويعزز الغرض ويعزز الإجراء الذي يتوقعه المرسل من المتلقي (“أنا في انتظار ردك”، “أتمنى أن تكون المعلومات مفيدة”، إلخ.)
- الأكثر شيوعًا إغلاق الخطابات الإدارية هو: “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير”، مفضلين هذه الأشكال على الأشكال العامية مثل “التحيات الودية”، “التحيات”، “العناق” إلخ.
- بعد ذلك، تحتاج إلى إدخال التوقيع المطبوع (الاسم الأول والأخير المطبوع) والأحرف الأولى من اسم المرسل.
- يجب أن يتضمن أيضًا منصب أو لقب المرسل، أي “طبيب”، “مهندس”، “أستاذ” متبوعًا باسمه الأول واسم عائلته.
- والعنوان في سطر منفصل: “رئيس لجنة التقييم”، “سفير الجمهورية …”، “الأمين العام” إلخ.
بيانات أخرى:
- في الجزء السفلي من الرسالة وبعد التوقيع، إذا لزم الأمر، يمكن تضمين شرح للمرفقات أو أسماء الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من الرسالة.
التغليف
- يجب إرسال أي خطاب رسمي داخل مظروف، حتى لو كان المرسل والمتلقي في نفس المبنى (على سبيل المثال، الاتصال بين الإدارات في نفس المؤسسة).
- يجب أن يكون المغلف بحجم ما سيحتوي عليه، وليس كبيرًا جدًا، ويجب طي الحرف بأقل قدر ممكن (2-4 مرات على الأكثر).
- لأنه ورق أكثر إتقانًا وسليمًا تقريبًا من العديد من الطيات.
- يتم دائمًا وضع اسم المستلم ومعلوماته في مقدمة الظرف ووسطه، بينما يمكن أن يكون اسم المرسل ومعلوماته على ظهر الظرف وأمامه أو في مقدمة الظرف وأعلى ويساره.
- الربع الأيمن العلوي للجزء الأمامي من المغلف محجوز دائمًا للطوابع أو الطوابع.
- يجب إغلاقها بعناية ولكن بحزم لضمان سلامة محتوياتها، وفي بعض حالات البروتوكول الأنيقة.
للإجابة
- يجب أن يكون لكل خطاب إداري رد، يجب أن يكون سريعًا وموجزًا ، مع الحفاظ على نفس المخطط التفصيلي للرسالة الإدارية المستلمة.
- الخطاب الإداري بدون إجابة هو عمل غير محترم ووقح من جانب المتلقي، والذي يمكن أن يكون له تأثير معاكس تمامًا للغرض المقصود.
اقرأ أيضًا: كيف تكتب شكوى ضد شخص؟
بعد عرض خصائص الرسالة الإدارية المرفقة، نأمل أن يكون المحتوى مفيدًا وسهل الفهم، ويمكنك حتى متابعة ما يحتويه لكتابة رسالة إدارية واضحة وذات صلة ومناسبة جدًا للطرف المستهدف. .